Consejos útiles

¿Cómo usar el fax?

Casi todas las oficinas, incluso la más pequeña, están equipadas actualmente con una máquina tan necesaria como una máquina de fax. Con él, se envían copias de varios documentos, que van desde contratos importantes hasta varias imágenes. En la mayoría de los casos, el fax se confía a una persona, principalmente a la secretaria, que recibe o envía varios documentos, monitorea el rendimiento de la máquina y controla la disponibilidad de papel en el compartimento apropiado. Pero, ¿qué pasa si la persona cuyo trabajo es recibir y enviar copias de fax se ha ido temporalmente, y se le pidió que cuidara la máquina y sonó el teléfono en ese momento? Por supuesto, debe levantar el teléfono y en el otro extremo de la línea se le pide que acepte los documentos, pero no sabe cómo usar la máquina de fax. Es una pena que la mayoría solo diga esto, solo porque no quieren que su interlocutor piense en la falta de educación. Aunque saberlo todo en el mundo es simplemente físicamente imposible.

¿Nos imaginamos una situación así y probablemente quería que nunca te pasara? Luego te aconsejo de antemano que aprendas a usar una máquina de fax, si trabajas en la oficina. Si tal necesidad surge repentinamente, enfrentará la dificultad y saldrá brillantemente de la situación actual.

Si necesita aceptar documentos, preste atención al panel del dispositivo. Como regla, hay una gran clave, generalmente verde. En él, según el modelo del dispositivo, se puede escribir "Inicio" o "Inicio". Cuando hace clic en este botón, debe sonar una señal característica, dejará de escuchar al interlocutor y comenzará la recepción del documento. Felicidades, has hecho clic en el botón derecho. El resultado de su actividad será una copia del documento en papel facsímil, que, por acuerdo de las partes, puede tener fuerza legal. Si, a pesar del chirrido característico de un fax, todavía no tiene un contrato en sus manos, quizás su papel se haya quedado sin papel. Luego, debe abrir la cubierta superior de la máquina, debajo de la cual verá qué secuencia de pasos debe realizar para reemplazar el tubo vacío con un nuevo rollo de papel. Presta atención a la aparición de barras rojas en el documento resultante. Esto significa que quedan pocos metros de papel de fax y vale la pena reemplazarlo ahora mismo, para no hacer que los socios esperen en el futuro cuando finalice durante la aceptación de un contrato importante.

Si necesita enviar un documento, primero debe completarlo en la ranura correspondiente. Por lo general, un fabricante se ocupa de sus usuarios y proporciona imágenes de cómo trabajar con el fax. Lo principal a lo que debe prestar mucha atención es a qué lado está insertando la hoja en el orificio. Es muy importante que el documento que envíe a los socios esté boca abajo, es decir, la información que envíe debe estar en la parte inferior de la hoja. Es esta imagen la que recibirá el lado receptor. Después de eso, marque el número del suscriptor a quien le enviará una copia del documento, hable sobre el propósito de su llamada y solicite recibir un fax. Para aquellos que saben cómo usar un fax, la frase "Inicio" se entenderá sin palabras. Para un principiante, incluso puede parecer ridículo, pero solo significa que su interlocutor ha presionado la tecla "Inicio", y usted debe hacer lo mismo. Después de eso, el dispositivo comenzará a aceptar el documento adjunto, convirtiendo la información en papel a formato electrónico. En el otro extremo del cable, su interlocutor realizará la conversión inversa. Si todo salió bien, puedes colgar.

Ahora sabe cómo usar una máquina de fax y puede recibir y enviar documentos sin demasiada dificultad.

¿Para qué sirve un fax?

En pocas palabras, un fax es un dispositivo técnico con el que puede recibir y recibir documentos a cualquier distancia. Al mismo tiempo, en el proceso de su trabajo, se escanea un documento, los datos se convierten en señales eléctricas, se encriptan y se envían por canales telefónicos. En el momento de la recepción, el fax funciona como módem e impresora: descifra la señal recibida e imprime el documento en papel.

¿Cómo recibir un fax?

Para comprender cómo usar un fax, debe comprender gradualmente la recepción y transmisión de documentos. Comencemos con la recepción. Digamos de inmediato que esto es fácil de hacer. Los faxes se pueden recibir tanto en modo manual como automático.

Modo manual: levanta el teléfono, escucha la frase "Recibir el fax", responde "Acepto" y presiona el botón verde. Solo queda esperar la publicación completa del documento. No olvide verificar de inmediato la calidad de impresión, la legibilidad del texto, luego confirme el hecho de la recepción y solo luego cuelgue.

En el modo automático, configura el número de pitidos, después de lo cual el dispositivo comenzará a recibir mensajes. Este modo es conveniente para faxes dedicados o para teléfonos de fax en ausencia de la persona responsable de recibirlos.

¿Cómo enviar un documento por fax?

Para enviar un fax correctamente, necesita saber el número de teléfono del suscriptor. Antes de comenzar a llamarlo, debe prepararse con anticipación: inserte el documento en el receptor con el texto hacia abajo, asegúrese de que quede plano, sin distorsiones, y marque el número. A continuación, pregunta si la persona está lista para recibir un fax de usted y, cuando recibe una respuesta positiva, haga clic en el botón "Fax / Inicio".

Después: pregúntele al interlocutor si ha llegado el fax, qué tan legible, incluso si es. Ahora puedes desconectarte. En un numero En los casos, tanto al recibir como al transmitir faxes, debe indicar sus datos: "fax recibido / fax enviado ..." y su nombre completo

Si el fax no acepta documentos

Los fallos de funcionamiento típicos en la operación de fax son papel atascado, el papel se ha quedado sin rollo, no hay captura del documento a enviar, fax vacío o negro. Si no está seguro de su conocimiento de las complejidades de solucionar estos problemas, póngase en contacto con personas más informadas para obtener ayuda. Con el tiempo, aprenderá todo usted mismo y trabajar con este dispositivo será un placer.